पत्र लेखन (Letter Writing)
पत्र लेखन का अर्थ
पत्र लेखन ही एक ऐसा संचार साधन है, जो आज भी सरकारी तथा निजी कार्यों के लिए प्रयोग में लाया जाता है। वर्तमान में विद्यालय में प्रधानाचार्य को अवकाश पत्र देने हेतु, छात्रवृति प्राप्त करने हेतु तथा किसी नौकरी के लिए आवेदन करने हेतु इत्यादि कार्यों में पत्र लेखन का ही उपयोग किया जाता है।
सरकारी तथा निजी संस्थाओं द्वारा अपनी समस्याओं के समाधान के लिए पत्र लेखन का ही सहारा लिया जाता है। भविष्य में संदर्भ हेतु, न्यायालय में प्रस्तुत करने हेतु पत्र लेखन द्वारा लिखे दस्तावेजों को ही उपयोग में लाया जाता है।
पत्र लेखन एक ऐसी कला है, जिसके माध्यम से दो व्यक्ति या दो व्यापारी जो एक दुसरे से काफी दूरी पर स्थित हो, परस्पर एक दूसरे को विभिन्न कार्यों अथवा सूचनाओं के लिए पत्र लिखते है।
पत्र लेखन की उपयोगिता अथवा महत्व –
- निजी अथवा व्यापारिक सूचनाओं को प्राप्त करने तथा भेजने के लिए पत्र व्यवहार विषय कारगर है।
- प्रेम, क्रोध, जिज्ञासा, प्रार्थना, आदेश, निमंत्रण आदि अनेक भावों को व्यक्त करने के लिए पत्र लेखन का सहारा लिया जाता है।
- पत्रों के माध्यम से संदेश भेजने में पत्र में लिखित सूचना पूर्व रूप से गोपनीय रखी जाती है। पत्र को भेजने वाला तथा पत्र प्राप्त करने वाले के आलावा किसी भी अन्य व्यक्ति को पत्र में लिखित संदेश पड़ने का अधिकार नहीं होता है।
- मित्र, शिक्षक, छात्र, व्यापारी, प्रबंधक, ग्राहक व अन्य समस्त सामान्य व्यक्त्तियों व विशेष व्यक्तियों से सूचना अथवा संदेश देने तथा लेने के लिए पत्र लेखन का प्रयोग किया जाता है।
पत्र लेखन के आवश्यक तत्व अथवा विशेषताएं-
पत्र लेखन से संबंधित अनेक महत्व है परन्तु इन महत्व का लाभ तभी उठाया जा सकता है जब पत्र एक आदर्श पत्र की भांति लिखा गया हो। पत्र में सम्मिलित निम्नलिखित तत्वों के कारण ही पत्र को एक प्रभावशाली रूप दिया जा सकता है।
पत्रों को लिखने के लिए आवश्यक तत्व
- मौलिकता- पत्र की भाषा पूर्ण मौलिक होनी चाहिए। पत्र सदैव उद्देश्य के अनुरूप लिखा होना चाहिए।
- संक्षिप्तता – आधुनिक युग में समय अत्यंत कीमती है। औपचारिक पत्र के लिए आवश्यक है कि मुख्य विषय को संक्षिप्त में परंतु पूर्ण रूप से लिखा जाए।
- योजनाबद्ध- पत्र लिखने से पूर्व पत्र के सबंध में योजना बनाना आवश्यक होता है। बिना योजना के पत्र का प्रारंभ व अंत अनुकूल रूप से नहीं हो पाता है।
- पूर्णता- पत्र को लिखते समय समय पूर्णता का ध्यान रखना भी जरूरी है। पत्र में समस्त बातें लिखने के बाद, महत्वपूर्ण दस्तावेजों को संलग्न करना चाहिए। अतः संपूर्ण पत्र पर विचार मंथन कर ही पत्र लिखना प्रारंभ करना चाहिए।
- आकर्षक- पत्र को आकर्षक करने का तत्व पाठक को अत्यंत प्रभावित करता है। पत्र पढ़ने व देखने में सुंदर व आकर्षक होना चाहिए। पत्र अच्छे कागज पर सुंदर ढंग से टाइप किया जाना चाहिए।
पत्र लेखन के घटक
पत्र लेखन के निम्नलिखित घटक होते है जिन्हें औपचारिक पत्र तथा अनौपचारिक पत्रों के प्रारूप के अनुसार प्रयोग किए जाते हैं।
• पत्र प्रापक का पदनाम तथा पता।
• विषय ( जिस विषय पर पत्र लिखा जा रहा हो, उसे संक्षेप में लिखा जाता है।)
• सम्बोधन (महोदय, माननीय आदि।)
• मुख्य विषय ( मुख्य विषय को दो अनुच्छेदों में लिखा जाता है।)
• धन्यवाद, सधन्यवाद आदि शब्दों का प्रयोग।
• प्रशंसात्मक वाक्य (भवदीय, आपका आज्ञाकारी, आदि शब्दों के नीचे हस्ताक्षर)
• हस्ताक्षर
• प्रेषक का नाम
• प्रेषक का पता, मोहल्ला, शहर, इलाका
• दिनांक।
पत्र लेखन के प्रकार
पत्रों को लिखने के निम्न दो प्रकार होते है –
- औपचारिक पत्र (Formal Letter)
- अनौपचारिक पत्र (Informal Letter)
#1. औपचारिक पत्र(Formal Letter) – सरकारी तथा व्यावसायिक कार्यों से संबंध रखने वाले पत्र औपचारिक पत्रों के अन्तर्गत आते है।
औपचारिक पत्रों के अन्तर्गत किन – किन पत्रों को सम्मिलित किया जाता है?
उत्तर – औपचारिक पत्रों के अन्तर्गत निम्नलिखित पत्रों को सम्मिलित किया जाता है-
• प्रार्थना पत्र,
• सम्पादकों के नाम पत्र,
• आदेश पत्र,
• बैंक से सबंधित पत्र,
• सरकारी कार्यों से संबंधित पत्र,
• व्यावसायिक पत्र ( पूछताछ पत्र, निर्ख पत्र, निवेदन पत्र आदि ),
• शिकायती पत्र,
• विदेशी पत्र
• नौकरी के आवेदन हेतु पत्र।
औपचारिक पत्र का प्रारूप-
- औपचारिक पत्र लिखने की शुरुआत बाईं ओर से की जाती है। सर्वप्रथम ‘सेवा में‘ शब्द लिखकर, पत्र पाने वाले का नाम लिखकर, पाने वाले के लिए उचित सम्बोधन का प्रयोग किया जाता है। जैसे –श्री मान, मान्यवर, आदरणीय आदि।
- इसके बाद पत्र पर पत्र पाने वाले का “पता/ कंपनी का नाम” लिखा जाता है।
- तत्पश्चात पत्र जिस उद्देश्य के लिए लिखा जा रहा हो उसका “विषय”लिखा जाना आवश्यक है।
- विषय लिखने के बाद एक बार फिर पत्र पाने वाले के लिए सम्बोधन शब्द का प्रयोग किया जाता है।
- सम्बोधन लिखे के बाद, पत्र के मुख्य विषय का विस्तृत में वर्णन किया जाता है।
- मुख्य विषय का अंत करते समय उत्तर कि प्रतीक्षा में, सधन्यवाद, शेष कुशल आदि का प्रयोग किया जाना चाहिए।
- इसके बाद पत्र के अंतिम भाग में “भवदीय, आपका आभारी, आपका आज्ञाकारी” इत्यादि शब्द लिखे जाने चाहिए।
- पत्र भेजने वाले का “नाम/कंपनी का नाम, पता ,दिनांक” लिखते है।
- अंत में पत्र लिखने वाले के हस्ताक्षर किए जाते है।
औपचारिक पत्रों को लिखने के लिए निम्नलिखित तत्व सम्मिलित किए जाते हैं-
- विषय- पत्र के अन्तर्गत एक विषय पर ही चर्चा हो सकती है। दो विषयों पर का उल्लेख नहीं होता। तथा औपचारिक पत्रों का विषय स्पष्ट होता है।
- हस्ताक्षर- औपचारिक पत्रों के अन्तर्गत हस्ताक्षर भी एक विशेष तत्व होता है। पत्र में लेखक अपने हस्ताक्षर करने के बाद अपने पद के नाम का भी उल्लेख आवश्यक रूप से करता है।
- औपचारिकता- यह पत्र गंभीर तथा नितांत औपचारिक प्रकृति के होते हैं। इन पत्रों के लेखन में विभिन्न प्रकार के नियमों व प्रारूपों का पालन करना अनिवार्य होता है।
- मौलिकता- औपचारिक पत्रों के अन्तर्गत आने वाले कुछ पत्रों में मौलिकता का तत्व भी शामिल किया जाता है।
- भाषा व शैली – पाठक के मन पर विशेष प्रभाव पड़े व लेखक का उद्देश्य पूर्ण हो, पत्र के लेखन में इस प्रकार की शैली का प्रयोग होगा है। पत्र की शैली में संयम हो लेकिन तथ्यों का सीधा व स्पष्ट उल्लेख किया जाता है।
- पत्र का आकार- औपचारिक पत्रों का कोई नियत आकार नहीं होता। विषय सामग्री काम या अधिक होने पर पत्रों का आकार घटता या बड़ता रहता है। पत्र के लिए प्रयोग में लाए जाने वाले लिफाफे में भिन्न भिन्न श्रेणी के होते है। अतः इन सबके अनुसार पत्र का आकार तय किया जाता है।
- डाक-टिकट – औपचारिक पत्रों में सम्मिलित होने वाले, सरकारी पत्रों पर शासकीय सेवा वाले डाक टिकट का प्रयोग होता है। इसके अतिरिक्त व्यापारिक पत्रों में साधारण डाक टिकट का प्रयोग किया जाता है।
#2. अनौपचारिक पत्र (Informal Letter in hindi)– इन पत्रों के अन्तर्गत उन पत्रों को सम्मिलित किया जाता है, जो अपने प्रियजनों को, मित्रों को तथा सगे- संबंधियों को लिखे जाते है। उदहारण के रूप में – पुत्र द्वारा पिता जी को अथवा माता जी को लिखा गया पत्र, भाई-बंधुओ को लिखा जाना वाला, किसी मित्र की सहायता हेतु पत्र, बधाई पत्र, शोक पत्र, सुखद पत्र इत्यादि।
अनौपचारिक पत्रों के अन्तर्गत किन किन पत्रों को सम्मिलित किया जाता है?
उत्तर – अनौपचारिक पत्रों के अन्तर्गत निम्नलिखित पत्रों को सम्मिलित किया जाता है-
• शुभकामना संदेश,
• कुशल मंगल लेने हेतु पत्र,
• परिवारिक संदेश हेतु पत्र,
• प्रियजनों को संदेश देने हेतु पत्र,
• आमंत्रित पत्र,
• मित्रगणों को संदेश देने हेतु पत्र,
• क्षमा प्रार्थना पत्र,
• शोक पत्र।
अनौपचारिक पत्र का प्रारूप-
- सबसे पहले बाई ओर पत्र भेजने वाले का “पता”लिखा जाता है।
2) प्रेषक के पते के नीचे “तिथि” लिखी जाती है।
3) भेजने वाले का केवल नाम नहीं लिखा जाता है। यदि अपने से बड़ों को पत्र लिखा जा रहा है तो, “पूजनीय, आदरणीय, जैसे शब्दों के साथ उनसे संबंध लिखते है। जैसे – पूजनीय पिता जी। यदि अपने से किसी छोटे या बराबर के व्यक्ति को पत्र लिख रहे है तो उनके नाम के साथ प्रिय मित्र, बंधुवर इत्यादि शब्दों का प्रयोग किया जाता है।
4) इसके बाद पत्र का मुख्य भाग दो अनुच्छेदों में लिखा जाता है।
5) पत्र के मुख्य भाग की समाप्ति धन्यवाद सहित लिखकर किया जाता है।
6) अंत में प्रार्थी, या तुम्हारा स्नेही आदि शब्दावली का प्रयोग करके लेखक के हस्ताक्षर किए जाते है।
अनौपचारिक पत्रों को लिखने के उद्देश्य-
- अनौपचारिक पत्रों को लिखने का मुख्य उद्देश्य अपने परिवारजनों को, प्रियजनों को, सगे संबंधियों को, मित्रजनों आदि को निजी संदेश भेजना है।
- किसी निजी जन को बधाई देने हेतु, शोक सूचना देने हेतु, विवाह, जन्मदिवस पर आमंत्रित करने हेतु, आदि के लिए इन्हीं पत्रों का प्रयोग किया जाता है।
- हर्ष, दुःख, उत्साह, क्रोध, नाराज़गी, सलाह, सहानुभूति इत्यादि भावनाओं को अनौपचारिक पत्र के माध्यम से व्यक्त करना।
- समस्त अनौपचारिक कार्यों के लिए अनौपचारिक पत्रों का प्रयोग किया जाता है।
औपचारिक तथा अनौपचारिक पत्रों में अंतर ? (difference between formal and informal letter)
औपचारिकारिक तथा अनौपचारिक पत्रों में अंतर-
औपचारिक पत्र
• औपचारिक पत्रों को सरकारी सूचनाओं तथा संदेशों के प्रेषण में शामिल किया जाता है।
• अनौपचारिक पत्रों के अन्तर्गत शिष्ट भाषा का प्रयोग किया जाता है।
• इन पत्रों का व्यापारिक जगत में विशेष महत्व होता है।
• औपचारिक पत्रों को लिखने का एक औपचारिक उद्देश्य होना आवश्यक होता है।
• औपचारिक पत्रों में मुख्य विषय को मुख्यता तीन अनुच्छेदों में विभाजित किया जाता है।
• औपचारिक पत्रों को स्पष्टता से लिखा जाता है जिससे किसी सूचना या कार्य में बाधा अथवा संशय उत्पन्न ना हो सके।
अनौपचारिक पत्र –
- अनौपचारिक पत्रों को परिवारिक, निजी सगे संबंधियों, मित्रों आदि को लिखा जाता है।
• अनौपचारिक पत्रों के अन्तर्गत प्रेम, स्नेह, दया, सहानुभूति आदि भावनाओं से परिपूर्ण भाषा का प्रयोग किया जाता है।
• अनौपचारिक पत्रों का व्यापारिक जगत में कोई उपयोग नहीं होता है।
• अनौपचारिक पत्रों को लिखने का कोई मुख्य उद्देश्य नहीं होता है।
• अनौपचारिक पत्रों के मुख्य विषय को अधिकतम दो अनुच्छेदों में विभाजित किया जाता है।
• अनौपचारिक पत्रों भावात्मक रूप से लिखे जाते है।